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El proceso administrativo en la empresa parte 3

Terminando el resumen de
https://alharita.wordpress.com/2009/09/14/el-proceso-administrativo-en-la-empresa-parte-2/

Control

Tipos de control

  • Control preliminar
    • Sucede antes de que comiencen las operaciones
    • Incluye la elaboración de políticas, procedimientos y reglas (Manual de organización)
    • Una modalidad del control preliminar son los presupuestos
      • Plan de acción que se expresa en forma numérica
      • Presupuesto de operación: Presupuestos de venta, producción y gastos
      • Presupuesto financiero: Presupuestos de gastos de capital, flujo de efectivo y utilidades
    • Control presupuestal
      • Comparar los lo planeado con los resultados
  • Control Concurrente
    • Tiene lugar durante la fase de “acción”
    • Establecimiento de un sistema de información administrativo (SIA)
      • Satisface los requerimientos especiales de cada empresa
      • Proporciona información rápida y permanente del desempeño de las actividades relevantes
      • Intercambio de información entre diferentes departamentos
  • Control de retroalimentación
    • Uso de la información de resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras
    • Auditorías

Diseño de un sistema de información administrativo (SIA)

  • Analizar los requerimientos de información
    • ¿Qué información necesitamos?
  • Estudiar los sistemas de decisión en la empresa
    • ¿Qué tipo de decisiones se toman en los distintos departamentos?
    • ¿Qué decisiones tiene que tomar la dirección general?
    • ¿Qué información requieren los accionistas?
    • ¿A quiénes debemos proporcionar la información?
  • Diseñar los procesos de información
    • ¿Cómo generar, obtener, sistematizar, transmitir y conservar la información?
    • ¿Qué medios deberán utilizarse para administrar la información?
  • Desarrollar controles para el sistema
    • ¿Cómo verificar la confiabilidad de la información?
    • ¿Cómo identificar errores en su generación o sistematización?
    • ¿Cómo mejorar el sistema de información que se ha diseñado?

Cualidades de un sistema de control eficaz

  • Exactitud: Debe ser confiable y producir información válida
  • Oportunidad: Debe generar oportunamente la información
  • Ahorro: Debe justificarse en términos de costo/beneficio
  • Flexibilidad: Debe adecuarse a cambios o nuevas necesidades
  • Inteligibilidad: Debe entenderse con facilidad la información que proporciona
  • Criterios razonables: Debe ser factible o alcanzable
  • Colocación estratégica: Deben controlar los factores estratégicos de la empresa
  • Hincapié en la excepción: Deben adaptarse a condiciones que escapan al estándar establecido
  • Criterios múltiples: La diversidad de criterios de medición ofrece una evaluación más exacta del desempeño
  • Sugerir acciones correctivas: No solamente debe indicar cuando ocurre una desviación

Factores de contingencia en el proceso de control

  • Tamaño de la organización: En empresas pequeñas, los instrumentos de control son más informales y personalizados
  • Posición y nivel de la organización: Los controles sólo generan información de relevancia relativo al nivel de la organización. Se utilizan distintos controles para diferentes departamentos
  • Grado de descentralización: A mayor descentralización, se necesita sistemas de información adecuados para dar seguimiento a las operaciones de la empresa
  • Importancia de la actividad: Origina la necesidad de controlar su desarrollo en la organización

Evaluación del desempeño

  • Parte de un criterio escencial: La definicón de un estándar
    • Estándares absolutos: Los empleados no son comparados entre sí, sino con un criterio establecido
      • Logros
      • Cumplimiento de objetivos
      • Resultados conseguidos
    • Estándares relativos: Compara empleados entre si
  • Es importante que los empleados reciban la retribución que merece
    • Dinero
    • Reconocimiento
    • Capacitación
    • Estatus
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